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保全證據(jù)公證實(shí)務(wù)問答
1,、在保全證據(jù)公證中為什么要制作“工作記錄”,？應(yīng)在什么時(shí)間制作,？
答：工作記錄是公證人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況的客觀記錄,，是出具公證書的重要依據(jù),，同時(shí)也是公證人員在現(xiàn)場(chǎng)履行職責(zé)的重要證據(jù),，所以,，辦理保全證據(jù)公證必須制作工作記錄,。中國公證協(xié)會(huì)《辦理保全證據(jù)公證的指導(dǎo)意見（修訂）》,、山東省公證協(xié)會(huì)《辦理保全網(wǎng)絡(luò)證據(jù)公證的指導(dǎo)意見》對(duì)此都有明確的規(guī)定。工作記錄應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)即時(shí)完成,，現(xiàn)場(chǎng)不具有制作條件的,，應(yīng)在離開現(xiàn)場(chǎng)的第一時(shí)間或合理時(shí)間內(nèi)制作。如：有多件公證需要辦理時(shí),，辦理完一件后就應(yīng)制作筆錄,，然后再辦理第二件，而不應(yīng)多件辦理完畢后再逐一制作,。
2,、制作工作記錄有哪些要求,？
答：一是客觀，客觀地記錄整個(gè)過程及相關(guān)情況是制作工作記錄的最根本要求,；二是內(nèi)容必須全面,，如：時(shí)間、地點(diǎn),、天氣,、人員數(shù)量、人員對(duì)話內(nèi)容,、外貌特征等,；三是語言必須準(zhǔn)確，能夠通過語言還原現(xiàn)場(chǎng)情況,；四是公證人員和在場(chǎng)人員必須在工作記錄上簽字,。處里擬統(tǒng)一各類工作記錄格式模板。
3,、工作記錄是否應(yīng)作為公證書附件附在公證書上,？
答：如無特殊要求不需要。工作記錄的大部分內(nèi)容已經(jīng)通過公證書表述出來,，因此,，公證人員在現(xiàn)場(chǎng)做好工作記錄后，在出具公證書時(shí)不再需要另行整理工作記錄,，僅把原有的記錄存檔即可,。列為公證書附件的材料應(yīng)為公證書僅表述了名稱而沒有表述具體內(nèi)容或公證書無法對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行表述的資料，其目的是進(jìn)一步補(bǔ)充公證書的內(nèi)容,，保證公證書完整性,。
4、在辦理保全證據(jù)公證過程中公證人員是否需要亮明身份,？如何亮明身份,？
答：在辦理侵權(quán)書證、物證保全及在公共場(chǎng)所辦理證據(jù)保全公證時(shí),，公證人員可不亮明身份,。在進(jìn)入他人住所、封閉的辦公,、生產(chǎn)場(chǎng)所等地方辦理業(yè)務(wù)時(shí),，公證人員應(yīng)亮明身份。亮明身份方法：著工作裝,、佩戴工作標(biāo)志,，主動(dòng)向關(guān)系人介紹自己身份和來到這兒的目的，必要時(shí)出示公證員（助理）執(zhí)業(yè)證件,；亮明身份的過程應(yīng)記錄在工作記錄中,。亮明身份有利于澄清公證員職責(zé),，化解不必要糾紛。
5,、如何判斷保全證據(jù)方式,、方法的合法性？
答：合法性是證據(jù)的基本屬性之一,，《公證程序規(guī)則》第54條規(guī)定：辦理證據(jù)保全公證,，承辦公證員發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人是采用法律法規(guī)禁止的方式取得證據(jù)的，應(yīng)當(dāng)不予辦理,；最高人民法院《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第68條規(guī)定：以侵犯他人合法權(quán)益或違反法律禁止性規(guī)定的方法取得的證據(jù)，不能作為認(rèn)定事實(shí)的依據(jù),。因此,，在辦理證據(jù)保全公證中應(yīng)認(rèn)真審查證據(jù)取得方式的合法性，取得方式不合法的不予辦理,。下列情況下公證處不能辦理：非法侵入他人住宅,、生產(chǎn)場(chǎng)所進(jìn)行證據(jù)保全的；以秘密竊取,、私自截留等方式取得的書證,、物證；未經(jīng)對(duì)方同意,，私自錄制談話內(nèi)容的,；在他人私密場(chǎng)所錄制音像資料的；使用國家有關(guān)部門明令禁止銷售,、購買,、使用的器材，如竊聽器,、針孔攝像機(jī)進(jìn)行錄音錄像的,；申請(qǐng)對(duì)登記在他人名下的手機(jī)短信內(nèi)容公證的；非法入侵他人郵箱,、QQ空間等進(jìn)行證據(jù)保全的,。
6、申請(qǐng)人不能控制現(xiàn)場(chǎng)情況的保全證據(jù)公證能否辦理,？
答：申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)有能力控制現(xiàn)場(chǎng)局面,，防止矛盾激化，申請(qǐng)人無法控制現(xiàn)場(chǎng)局面的,，公證處不予受理,；已經(jīng)開始取證的，可以暫時(shí)中止取證程序,，待秩序恢復(fù)后視情況繼續(xù)或終止,。公證人員事前要認(rèn)真分析,、充分準(zhǔn)備，制定預(yù)防突發(fā)事件的預(yù)案,，在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能隨機(jī)應(yīng)變,，保護(hù)自身安全。
7,、保全送達(dá)行為公證應(yīng)注意哪些問題,？
答：一是要告知申請(qǐng)人公證處僅保全當(dāng)事人送達(dá)文書的行為和過程，不代理送達(dá)文書,、不證明送達(dá)文書內(nèi)容的真實(shí),、不保證送達(dá)的法律后果；二是不對(duì)受送達(dá)人身份,、權(quán)限的真實(shí)性作出證明,，受送達(dá)人是否接收文書、是否簽字,，公證人員不應(yīng)進(jìn)行引導(dǎo)和干預(yù),；三是要對(duì)送達(dá)具體細(xì)節(jié)進(jìn)行客觀描述和記錄，如：對(duì)受送達(dá)人姓名可以記錄為“送達(dá)人指認(rèn)其為XXX,或受送達(dá)人自稱為XXX”,；對(duì)受送達(dá)人性別,、年齡、外貌,、著裝等進(jìn)行描述要大體準(zhǔn)確,；對(duì)送達(dá)文書的具體人員名稱、送達(dá)人和受送達(dá)人對(duì)話內(nèi)容,、各自的反應(yīng)和關(guān)鍵細(xì)節(jié)等都要客觀記錄,；四是要在工作記錄中注明送達(dá)的文書文本和公證書所附的文書文本內(nèi)容一致，如：文書一式x份,，送達(dá)一份,、公證處留存一份等。
8,、在保全證據(jù)公證中公證人員應(yīng)如何更新公證理念,？
答：首先，保全證據(jù)是單方法律行為,，為公證人員無法得到對(duì)方當(dāng)事人的相關(guān)或準(zhǔn)確信息,。同時(shí)，證據(jù)保全公證在大多數(shù)情況下和訴訟有關(guān),，將來十有八九將面對(duì)法官和對(duì)方當(dāng)事人或代理人的質(zhì)證,，公證書往往成為法庭辯論的唯一焦點(diǎn)。因此,，公證人員應(yīng)時(shí)刻防范職業(yè)風(fēng)險(xiǎn),，多從對(duì)方當(dāng)事人的角度審視自己出具的公證書,，從實(shí)體以及程序上著力避免公證瑕疵。其次,，保證取證過程的完整性和準(zhǔn)確性,。時(shí)間、地點(diǎn),、天氣狀況,、參加人員、取證方式（包括操作人員姓名,、取證工具的清潔度檢查,、事先由誰控制和掌握、物證及書證由誰保存,、如何洗取相片,、刻制光盤、讀取數(shù)據(jù),、由誰封存相關(guān)物證等），應(yīng)一環(huán)扣一環(huán),，避免遺漏中間任一節(jié),，要形成完整的證據(jù)鏈。第三,，有所為有所不為,。公證人員不是救世主，不能包辦一切,，公證書也不能化解申請(qǐng)人和對(duì)方當(dāng)事人實(shí)體上的矛盾和糾紛,。事前，公證員應(yīng)履行告知義務(wù)并在公證書中進(jìn)行表述,。取證過程中,，應(yīng)厘清公證員與當(dāng)事人的責(zé)任，諸如購買行為,、送達(dá)行為應(yīng)由當(dāng)事人親為,，公證員不能越俎代庖。
9,、在保全證據(jù)公證中如何做好前期準(zhǔn)備,？
答：首先，認(rèn)真審核當(dāng)事人提供的書面材料,，包括當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照,、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人身份證明,、權(quán)屬證明（商標(biāo)注冊(cè)證書,、著作權(quán)登記證書,、許可合同等）、授權(quán)書（注意要原件）,、身份證件等,，確保主體適合；其次,，制作取證預(yù)案,，必要時(shí)提醒對(duì)方對(duì)取證環(huán)節(jié)的考量，如設(shè)計(jì)取證線路,、考慮取證人選,、注意取證方法、模擬對(duì)話語言等,，盡可能詳細(xì),、周全。對(duì)網(wǎng)絡(luò)證據(jù)保全要求申請(qǐng)人提供書面的操作步驟,；再次,，制作詢問筆錄（不是工作記錄），力爭(zhēng)在取證前對(duì)整個(gè)公證事項(xiàng)有一個(gè)全面,、完整,、清楚地認(rèn)識(shí)。最后,，注意細(xì)節(jié)問題,，比如校對(duì)好時(shí)間、對(duì)取證相機(jī)和可移動(dòng)磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備的清潔度檢查等,。
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